Sebelum masuk pembahasan tentang hal apa saja yang dilakukan oleh kasir kas kecil kalian harus memahami terlebih dahulu apa itu kas kecil dan bagaimana metode perhitungan dari kas kecil. Kas kecil adalah kas yang digunakan untuk mengeluarkan uang dalam jumlah kecil yang tidak efesien jika menggunakan cek.
Jika kita berbicara tentang kas kecil maka jangan lupakan bahwa kas kecil itu memiliki dua metode perhitungannya yaitu sistem fluktuasi dan metode impres.
Mari kita bahas mengenai dua sistem tersebut :
- Sistem fluktuasi yaitu saldo kas kecil yang selalu berubah namun pada pengisian Kembali jumlahnya sama
- Sistem Impres yaitu saldo kas kecil tetap namun pada saat pengisiian Kembali disesuaikan dengan dana yang dikeluarkan.
Dari kedua sistem tersebut perbedaan yang paling menonjol yaitu jurnal pencatatannya. Sistem impres dilakukan pencatatan pada saat pengisian kembali kas kecil sedangkan sistem fluktuasi pencatatannya dilakukan pada saat terjadinya transaksi.
Pembahasan tentang pemahaman kas kecil sudah kita bahas, selanjutnya mari kita bahas bagaimana jika kita ditunjuk sebagai kasir pada kas kecil, apa saja yang harus kita lakukan?
Jika anda ditunjuk bekerja dalam suatu perusahaan dan anda mendapatkan posisi sebagai kasir kas kecil yang harus dilakukan yaitu ;
- Tanyakan terlebih dahulu adalah apakah perusahaan tersebut menggunakan sistem impres atau sistem fluktuasi.
- Jika perusahaan tersebut menggunakan sistem imprest maka yang anda minta terlebih dahulu yaitu surat penunjukan bahwasannya perusahaan mengutus anda sebagai kasir kas kecil. Hal ini berguna agar suatu saat jika dilakukan audit di Perusahaan tersebut anda mempunyai bukti kalau memang benar bahwasanya anda ditunjuk sebagai kasir kas kecil.
- Kemudian minta bon sementara diperusahaan guna sebagai antisipasi agar anda tidak rugi, tidak rugi dalam hal pengeluaran kas yang tidak disertai bukti. Karena jika tidak andalah yang harus mengganti uang itu jika tidak ada bukti transaksi karena bukti transaksi tersebutlah yang akan diserahkan ke bagian pencatatan pada saat pengisian Kembali.
- Perusahaan akan memberikan anda box yang berisikan uang dengan jumlah yang sesuai dengan ketentuan Perusahaan beserta dengan bon sementara yang sudah anda minta sebelumnya.
Contoh jika kasir kas kecil menggunakan sistem imprest (dana tetap):
Perusahaan memberikan dana kas kecil yang sudah ditetapkan sebesar Rp 1.000.000 pada waktu berjalan perusahaan mengunakan Rp 300.000 untuk membayar listrik.
Maka sebagai kasir kas kecil kita berikan bon sementara tersebut kepada orang yang ingin megambil dana untuk mengisi bon sementara dengan menuliskan jumlah yang ia terima yaitu Rp 300.000 beserta tanda tangannya. Setelah diisi. kasir kas kecil akan harus mengambil kembali bon sementara tersebut untuk di masukan kedalam box.
Saat pengambil uang untuk listrik tersebut Kembali, kasir harus meminta bukti bon dari pembayaran listrik, dan kasir kas kecil akan menghancurkan bon sementara yang sudah di isi oleh pengambil di awal tadi, dan memasukan bukti bon pembayaran kedalam box. Maka dana yang terdapat dalam box tersebut masih berjumlah Rp 1.000.000 hanya saja komposisinya berbeda yaitu Rp 700.000 berbentuk uang tunai dan Rp 300.000 berbentuk bon.
Jika saldo sudah menipis pada kas kecil, maka keluarkan semua bon tersebut dan berikan kepada bagian cek untuk diisi kembali kas kecil sejumlah bon yang diterima. Maka bagian cek akan mengisi kembali uang sejumlah bon tersebut yang akan menghasilkan jumlah awal yaitu Rp 1.000.000 dan bon tersebut akan diserahkan kepada staf pembukuan untuk dicatat.
Contoh jika kasir kas kecil menggunakan Metode fluktuasi:
Perusahaan memberikan dana kas kecil yang sudah ditetapkan sebesar Rp 1.000.000 pada waktu berjalan perusahaan mengunakan Rp 300.000 untuk membayar listrik.
Sistem ini sudah pasti berbeda dengan sistem impres begitupun hal-hala yang akan dilakukan oleh kasir kas kecilnya. Sebagai kasir kas kecil dengan sistem fluktuasi kita berikan bon sementara tersebut kepada orang yang ingin megambil dana untuk mengisi bon sementara dengan menuliskan jumlah yang ia terima yaitu $Rp 300.000 beserta tanda tangannya. Setelah diisi. kasir kas kecil akan harus mengambil kembali bon sementara tersebut untuk di masukan kedalam file, bukan box seperti yang dilakukan oleh kasir dengan metode impres. Kasir kas kecil sistem fluktuasi juga mengingatken Kembali kepda pengambil agar memfotokopi terlebih dahulu bukti transaksinya nanti.
Pengambil akan menyerahkan bukti bon asli dan bukti bon yang sudah fotokopi kepada kasir kas kecil, dan kasir kas kecil akan memeriksa bukti bon tersebut dan menghancurkan bon sementara yang terdapat di file lalu memasukkan fotokopi dari bon asli kedalam file dan bon asli diberikan kepada staf pembukuan. Maka yang ada di dalam box hanyalah Rp 700.000 saja tanpa bon.
Jika saldo sudah menipis maka serahkan bukti fotokopi kepada bagian cek untuk diisi kembali dengan saldo yang sama sejak awal yaitu Rp 1.000.000, jika saldo yang tersisa yaitu Rp 25.000 maka uang yang terdapat di dalam box yaitu sebesar Rp 1.025.000
Selama tidak ada kebijakan perusahaan untuk mengubah kas kecil maka jumlah dari kas kecil akan tetap sama sebesar dibentuk pertama kali.
Begitulah hal-hal yang harus dilakukan jika anda ditunjuk sebagai kasir kas kecil dengan dua sistem berbeda. Semoga artikel ini mudah dipahami dan bermanfaat.
