Dalam banyak kasus terkait rapat, ada dua kemungkinan titik ekstrim. Pertama, guru atau karyawan enggan mengikuti rapat. Rapat dianggap buang-buang waktu, dan tidak ada hasilnya. Kondisi skeptis demikian bisa jadi terjadi karena aneka rapat yang pernah diikuti menghasilkan jalan buntu, dan kurang berbuah pada keputusan, dan tidak dilanjutkan oleh tindakan-tindakan konkrit.
Kedua, ada guru dan karyawan yang suka sekali kumpul, sehingga sering mengadakan rapat. Akibatnya pengeluaran dana rapat membengkak, sementara keputusan-keputusan yang dibuat kurang relevan bagi kemajuan sekolah tersebut.
Lantas bagaimana supaya rapat dapat berjalan baik, efisien, dan efektif? Untuk menjawab pertanyaan ini, perlu diuraikan terlebih dahulu esensi, dan fungsi rapat atau pertemuan yang sesungguhnya.
Esensi Rapat
Pimpinan sekolah, dan guru bersama staff perlu memahami makna dari esensi rapat. Pemahaman bersama ini penting untuk menyamakan persepsi bersama. Rapat dalam Merriam-Webster dipahami sebagai pertemuan untuk tujuan bersama. Rapat sebagai pertemuan perlu direncanakan secara baik.
Supaya terencana, rapat resmi diadakan di sekolah minimal ada dua kategori yaitu pertama, rapat rutin, dan berkala, misalnya mingguan, bulan, enam bulanan, dan tahunan. Rapat rutin, dan berkala dilakukan satu atau dua minggu sekali membahas perkembangan sekolah; rapat tiap enam bulanan membahas rapor semester; dan rapat tahunan membahas kenaikan kelas, kelulusan, dan rencana anggaran sekolah. Rapat rutin, dan berkala inisiator yang mengajak rapat umumnya berasal dari kepala sekolah bersama wakil.
Kedua, rapat tidak rutin, misalnya membahas keadaan darurat, kasus-kasus khusus kenakalan remaja, dan kegiatan mendesak lain yang membutuhkan keputusan bersama. Rapat tidak rutin bisa terjadi sewaktu-waktu, tidak jarang tanpa informasi sebelumnya. Untuk keputusan mendesak ini, biasanya inisiatif usulan diadakan rapat berasal dari guru, atau karyawan, yang kemudian disampaikan kepada pimpinan sekolah.
Rapat atau pertemuan, supaya dapat berjalan lancar, efektif, dan efisien, maka dibutuhkan data atau informasi yang lengkap, ada sedikit draf kajian sementara, setelah itu disampaikan dan dibahas bersama.
Fungsi Rapat
Fungsi rapat akan dirasakan oleh seluruh elemen organisasi yang secara rutin mengadakan aneka pertemuan produktif. Dengan adanya aneka rapat, secara tidak langsung terjadi (1) komunikasi dua arah, (2) kolaborasi, (3) pengambilan keputusan, (4) pertemuan dengan orangtua, dan (5) pengembangan profesionalitas, (6) pemecahan persoalan, dan (7) pertemuan yang menumbuhkan semangat kebersamaan.
Dalam komunikasi sekolah perlu menyediakan sarana yang tepat, dan terukur. Sarana tersebut digunakan untuk memperlancar kombinasi, agar pesan yang mau disampaikan mengenai tujuan yang diharapkan. Sebagai contoh, jika ada rapat guru, maka perlu disediakan ruangan, suasana, alat pengeras, dan teknologi digital yang mendukung.
Sarana komunikasi yang mendukung memungkinkan informasi, dan pembahasan terkait pembaruan kebijakan sekolah, perubahan kurikulum, acara mendatang, atau hal-hal lain yang relevan dapat tersampaikan, dan dibicarakan secara baik.
Dalam rapat, dimungkinkan terjadi kolaborasi bersama, khususnya dalam mengimplementasikan hasil rapat. Kolaborasi berdasarkan hasil rapat akan lebih mudah dilaksanakan, karena suatu hal yang dibicarakan bersama dapat menimbulkan gerakan positif yang mengarah pada perwujudan target-target yang disepakati.
Dalam kolaborasi itu pula, pimpinan sekolah bersama para guru, dan staf dapat mendiskusikan strategi instruksional, berbagi praktik terbaik, bertukar pikiran, dan bekerja sama untuk mengatasi tantangan dalam komunitas sekolah.
Rapat sekolah dalam banyak peristiwa menjadi forum guna mengambil keputusan penting, khususnya yang berkaitan dengan operasional karya pendidikan. Rapat yang dibahas terkait dengan perencanaan anggaran, pengembangan kurikulum, perumusan kebijakan tingkat unit sekolah, atau pemilihan anggota staf baru.
Rapat tidak hanya secara internal, tetapi juga melibatkan pertemuan dengan pihak luar, misalnya dengan orangtua murid. Rapat dengan orangtua murid biasanya perihal persoalan, atau kemajuan peserta didik. Relasi dengan orangtua perlu terjadi guna membina kemitraan rumah-sekolah yang kuat untuk meningkatkan pengalaman belajar murid.
Rapat atau pertemuan dapat juga digunakan sebagai sarana formasi yang di dalamnya mengandung unsur pembinaan. Pertemuan semacam itu didedikasikan untuk pengembangan profesional. Guru, dan staf melalui aneka pertemuan mendapat pelatihan, menghadiri lokakarya, atau terlibat dalam diskusi untuk meningkatkan keterampilan mengajar mereka, belajar tentang metode pengajaran terkini, dan mampu mengadaptasikan tren pendidikan dengan budaya sekolah.
Organisasi dalam suatu lembaga pendidikan kerap mengalami aneka persoalan yang terjadi akibat adanya gap antara yang ideal dan realitas. Dalam kondisi yang demikian, rapat dapat diselenggarakan guna mengatasi masalah atau tantangan di dalam komunitas sekolah. Dengan menyatukan pemangku kepentingan, pertemuan ini memfasilitasi diskusi pemecahan masalah, pengembangan rencana aksi mengatasi hambatan, dan meningkatkan lingkungan belajar.
Pada kesempatan berbeda, pertemuan dapat juga dilakukan guna mengadakan perayaan kebersamaan, misalnya acara keagamaan, syukuran atas hari kelulusan atau prestasi yang dicapai, rekreasi komunitas, kegiatan perkenalan guru, atau murid baru, acara pentas seni, dan bhakti sosial. Pertemuan-pertemuan semacam itu dapat menumbuhkan rasa kebersamaan, motivasi, dan penghargaan di dalam sekolah.
Epilog
Sebagai catatan akhir, rapat atau pertemuan merupakan kegiatan yang signifikan. Hal tersebut dilakukan karena fungsinya jelas, yaitu membuat roda organisasi di lembaga pendidikan bergerak mengarah pada kualitas kinerja prima.
Pergerakan organisasi sekolah yang terencana dapat menghasilkan komunikasi, kolaborasi, pengambilan keputusan, pengembangan personalia, pemecahan persoalan, dan peningkatan semangat kebersamaan.
Semoga banyak sekolah di lembaga pendidikan mengadakan rapat atau pertemuan produktif yang mampu meningkatkan kualitas layanan pendidikan di mana pun mereka berada.
