Kearsipan adalah sebuah ruang yang sunyi. Sepi. Dalam kesendiriannya, Arsiparis, merasakan ada keramaian dalam mengamankan sebuah warisan kebudayaan dari sebuah bangsa. Sebuah memori kolektif yang mesti harus diselamatkan guna mempertahankan jati diri sebuah bangsa.
Di era global seperti sekarang ini sebuah bangsa akan semakin sulit menjaga ciri kebangsaanya apabila memori kolektif hasil proses perjalanannya sebagai sebuah bangsa tidak tersimpan sebagai pijakan generasi penerusnya. Dan inilah tantangan yang musti dihadapi oleh dunia kearsipan apabila ingin ikut berperan dalam menjaga Jati Diri Bangsa.
Kenapa Arsiparis? Profesi arsiparis memang kurang dikenal dan masih asing di telinga masyarakat. Berdasarkan Undang undang Nomor 43 TH 2009 arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/ atau pendidikan dan latihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
Dalam era informasi ini tentunya peran yang diambil arsiparis tidaklah kecil. Semua informasi tertulis adalah area kerja yang harus ia masuki. Menekuni kertas berdebu seolah menjadi keseharian arsiparis.
Obyek sasaran kerja arsiparis adalah arsip. Baik itu arsip dimamis maupun arsip statis. Meski saat ini sudah ada arsip digital namun arsip tekstual masih lebih banyak volumenya. Terlebih lagi arsip statis yang bernilai kesejarahan hmapir semuanya berupa artip tekstual maupun foto.
Arsip Tekstual, arsip yang terekam dalam media kertas, masih mendominasi kebanyakan dokumen yang kini masih banyak ditangani oleh arsiparis. Sebagai pengelola arsip tentunya keseharian arsiparis pasti akan selalu bersinggungan dengan kertas.
Terlebih lagi untuk arsip arsip yang sudah jarang terpakai lagi dalam proses kegiatan organisasi, baik itu arsip inaktif maupun statis.
Arsiparis dalam hal ini akan bertindak sebagaimanan arkeolog yakni memugar informasi yang berserakan agar menjadi informasi yang terstruktur dan bisa dibaca orang lain. Arsiparis akan memugar arsip kacau yang tidak ada sarana pencarian informasinya atau daftar arsipnya,
Jelas sekali bahwa arsiparis beresiko dengan segala ancaman yang berhubungan dengan penyakit pernafasan. Menekuni kertas kertas lusuh adalah bagian dari tugas arsiparis mengingat saat arsip sudah selesai urusannya kebanyakan dilalaikan begitu saja oleh sang pemilik pekerjaan.
Ketidakpedulian pada arsip yang sudah selesai pekerjaan yang berkaitan dengannya membuat tugas arsiparis semakin berat mengingat mereka akan memugar sesuatu dari berkas berkas yang informasinya campur aduk itu.
Tugas pengelolaan kearsipan sekarang bukanlah menjadi tanggung jawab penuh arsiparis. Dengan dicanangkannya Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip atau yang disingkat GNSTA oleh kepala Arsip Nasional Republik Indonesia. Hal ini dikuatkan dengan diterbitkannya Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 7 tahun 2017 tentan GNSTA.
Gerakan ini bertujuan agar penyelenggaraan kearsipan dapat menjadi pendukung proses reformasi berokrasi menuju terciptanya tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis, terpercaya, akuntabel dan transparan baik di pusat maupun di daerah .
Pemerintahan yang bersih dan terbuka pastilah didukung dengan dokumen sebagai bukti menjalankan pekerjaan. Seringkali dalam pemberantasan korupsi peranan dokumen/arsip begitu penting sebagai bukti adanya transaksi. Koruptor seringkali tidak bisa berkutik bila penyidik dari Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) sudah mendapatkan dokumen penting berkaitan dengan transaksi bermasalah tersebut.
Namun, anehnya di setiap lembaga pemerintahan pengelolaan kearsipan malah kurang mendapat perhatian penanganannya. Padahal semua lembaga publik itu menyadari bahwa arsip termasuk salah satu elemen penting dalam transparansi birokrasi agar setiap proses menjalankan pemerintahan bisa dilihat oleh masyarakat.
Di bidang politik juga tak kalah penting bahwa kearsipan menjadi bukti proses penyelenggaraan demokrasi tersebut. Di tahun politik ini kita akan merayakan Pilpres dan Pilleg. Segala dokumen yang berkaitan dengan proses penyelenggaraan pemilu mulai dari tingkat desa dan pusat harus dikontrol keberadaanya secara cermat.
Jangan lagi terjadi ketelodoran karena arsip yang berhubungan dengan proses pemilu tersebut adalah bukti jika diperlukan di pengadilan jika ada sengketa di pengadilan. Kesadaran untuk mulai tertib pengarsipan adalah untuk kita semua karena semua catatan tersebut adalah bukti penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara.
Semoga dengan adanya Perka GNSTA ini bisa membuat pengelolaan kearsipan di Pemerintah daerah, Lembaga Negara, Partai politik serta organisasi kemasyarakatan lainnya semakin tertib dan kuat. Jangan menyepelekan setiap catatan karena suatu saat ia yang akan berbicara untuk membuktikan kinerja kita.
GNSTA adalah upaya untuk meningkatkan kesadaran lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah, partai politik dan masyarakat dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan melalui aspek kebijakan, organisasi, sumber daya kearsipan, prasarana dan sarana, pengelolaan arsip serta pendanaan kearsipan.
Semoga ini menjadi jalan masuk untuk membuat arsip lebih diperhatikan terutama untuk para pelaku kehidupan berbangsa dan bernegara ini. Ayo sukseskan gerakan sadar dan tertib arsip agar kita tidak kehilangan jati diri kita sebagai sebuah bangsa.
