Seringkali kita dibuat kebingungan bahkan sampai kesal bila kita mencari Ijazah atau Kartu Keluarga manakala dokumen itu dibutuhkan. Tak jarang kita harus memarahi seluruh anggota keluarga karena tidak ada yang bisa memberitahukan keberadaannya. Semua bingung mencari hingga harus menumpahkan seluruh isi almari. Dokumen yang biasanya dianggap tidak penting kadang membuat kita pusing tujuh keliling ketika tiba saatnya dibutuhkan.
Itulah gambaran singkat bila kita tidak peduli dan sering mengabaikan arsip keluarga kita. Di lingkungan setiap keluarga sebenarnya mempunyai arsip-arsip penting yang dianggap tidak penting karena dianggap hal sepele yang tidak setiap hari digunakan atau dibutuhkan. Karena tidak digunakan setiap hari, kita seringkali menyimpanannya secara asal asalan atau malah cenderung sangat privat hingga yang menyimpan sendiri pun lupa di mana letaknya.
Ada beberapa dokumen yang harusnya disimpan secara khusus agar kita cepat untuk mengambilnya dikarenakan dokumen tersebut tergolong vital untuk keberlangsungan hidup kita sebagai warga negara. Dokumen tersebut di antaranya adalah;
1. Surat Nikah
2. Kartu Keluarga
3. Akta Tanah
4. BPKB
5. Akta Kelahiran
6. Kartu Tanda Penduduk (KTP)
7. Ijazah
8. dan surat berharga lainnya
Bagaimanakah kita memperlakukan dokumen dokumen tersebut hingga pada saat digunakan bisa dengan cepat diambil saat akan digunakan?
Pertama, kita harus memisahkan antara dokumen yang bernilai aset atau bukan. Dokumen yang bisa diuangkan adalah ciri aset dan biasanya bernilai Vital karena kalu hilang tidak bisa digantikan. Kedua, untuk yang bernilai aset harus disimpan di tempat yang aman baik dari pencurian maupun bencana alam ataupun kebakaran bisa di brankas keluarga kalau punya. Ketiga, untuk dokumen biasa harus ditempatkan dalam map khusus dokumen ( biasanya cara memasukkannya dalam plastik satu persatu ) yang menghindarkan dari kerusakan akibat lengket antar dokumen
Setelah ketiga langkah itu dilakukan penyimpanannya pun harus pada almari khusus atau kalau tidak ada almari khusus bisa ditempatkan di rak khusus yang tidak bercampur dengan pakaian atau barang lainnya. Ini untuk memudahkan pencarian sehingga tidak harus mengobrak-abrik setiap almari ketika kita sedang mencarinya. Minimal kita menyiakan map khusus untuk masing masing dokumen yang kita punyai.
Dokumen Pribadi Merupakan Pengawal Hak Kita Sebagai Warga Negara
Dokumen dokumen itu merupakan arsip keluarga kita maka dari itu harus dijaga karena disetiap kehidupan kita tak sekalipun kita bisa lepas dari bersinggungan dengan dokumen atau arsip itu. Kita lahir butuh akta kelahiran yang dipakai sampai tua bahkan sampai mati pun kita butuh dokumen yaitu surat kematian. Mari kita jaga itu semua karena Arsip keluarga adalah Aset Keluarga yang perlu dijaga.
Sebagai warga negara yang terlibat dalam kegiatan berbangsa dan bernegara tentunya kita harus menjaga berkas berkas legal yang berhubungan dengan hak hak kita sebagai warga negara. Jangan sampai kita hidup dalam negara yang tak bisa memperoleh hak hak perdata terkait dengan kehidupan kita sebagai warga negara hanya karena kita tidak mempunyai dokumen resmi yang negara mengharuskan itu untuk kita.
Dalam pelaksanaan kegiatan bernegara tentunya negara mengharuskan adanya dokumen resmi dalam setiap transaksi dengan warganya. Karena salah satu ciri negara adalah adanya legalitas yang memayungi kegiatannya. Nah disinilah peran penting warga negara untuk turut berpartisipasi dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara yaitu merawat dokumen pribadi yang dipakai dalam transaksi bernegara.
KTP, misalnya akan menunjukkan status kewarganegaraan seseorang yang tentunya apabila negara berkepentingan melalui program program tertentu akan menyandarkan bukti kewarganegaraan seseorang dengan KTP.
Ijazah juga tak kalah penting selain sertifikat sertifikat lain yang membuktikan status keperdataan kita apabila menemui konflik kepentingan dengan sesama warga negara. Negara akan terbantukan karena dokumen tersebut merupakan salah satu bukti legalitas keberadaan kita sebagai warga negara yang mempunyai hak hak perdata kita yang diperoleh dari negara.
Mari kita galakkan gerakan sadar arsip untuk merawat hak hak kita sebagai warga negara. karena sebagai warga negara kita akan selalu besinggungan dengan dokumen resmi saat kita bertransaksi dengan institusi negara. Ayo tertib arsip!
