Era tanpa kertas (paperless) sudah menjangkiti hampir seluruh bidang komunikasi, baik di sektor swasta maupun pemerintah. Transaksi elektronik (digital) menjadi fenomena yang tak bisa dihindari oleh para pelaku bisnis maupun pemerintahan.
Di sektor swasta mungkin lebih sigap dalam menghadapi era digital ini dan secara tidak langsung pun memaksa sektor publik ( instansi pemerintah) untuk mengikutinya jika mereka tidak ingin ketinggalan. Salah satu bidang di pemerintahan yang sangat mendesak untuk berpartisipasi di era digital ini adalah bidang kearsipan.
Pemerintah melalui kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MenPANRB) telah mengeluarkan aplikasi umum persuratan yaitu Sistim Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) yang diluncurkan pemerintah melalui KepmenPANRB No 679 Tahun 2020. Srikandi seolah menjadi jawaban seluruh insan kearsipan di instansi pemerintah untuk memasuki era digital.
Sebagaimana yang tertuang dalam UU no 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa tujuan penyelenggaraan kearsipan untuk menjamin ketersediaan arsip autentik, utuh, terpercaya serta mudah diakses maka penggunaan Srikandi menjadi jalan keluar untuk memenuhi tujuan penyelenggaraan kearsipan tersebut.
Aplikasi Srikandi merupakan hasil kolaborasi antara Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Kementerian Komunikasi dan Informatika, Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN), dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Aplikasi tersebut bersifat Government to Government (G2G), sehingga dimanfaatkan oleh instansi pusat maupun daerah.
Terkait dengan penyelenggaraan kearsipan di era digital ini maka penggunaan cara baru untuk memanfaatkan perkembangan teknologi informasi menjadi kebutuhan mendasar agar arsip bisa lebih dinamis dan cepat dalam memberikan layanan infomasi maupun saat berkomunikasi.
Aplikasi Srikandi telah memaksa dunia birokrasi mengubah cara lama dalam berkorespondesi antarlembaga pemerintah dari yang sebelumnya berbasis kertas (tekstual) menjadi paperless karena semua bentuk surat sudah menggunakan media digital bukan kertas lagi.
Perlunya Menjaga Keamanan Akun dan Basis Data
Dari sini bisa kita lihat bahwa penggunaan teknologi informasi (internet) saat berkorespondensi mengharuskan masing masing pelaku mempunyai akun sebagai identitas virtual yang mewakili pribadi seseorang. Tentunya akun ini haruslah aman dan penggunaanya sangat privat tak sembarangan digunakan.
Terlebih lagi di bidang birokrasi, yang notabene transaksinya memerlukan legalitas secara resmi, akun yang dimiliki oleh seorang pejabat laksana sebuah rahasia negara yang harus dijaga kerahasiaan nama penggunanya serta kata kuncinya.
Kesadaran untuk menjaga akun inilah yang sepertinya kurang dimiliki oleh para birokrat (pejabat) karena sering kali mereka memberikan akun beserta kata kuncinya kepada asisten pribadinya. Hal ini disebabkan karena mereka masih berfikir bahwa penggunaan akun tersebut dalam bertransaksi persuratan di internet akan membuat pekerjaaannya makin rumit.
Sebagai contoh, dalam pembuatan surat di aplikasi Srikandi mengharuskan seorang pejabat untuk memiliki akun tanda tangan elektronik (TTE) agar suratnya mempunyai legalitas. Akun untuk TTE ini haruslah dipegang sendiri oleh yang bersangkutan agar keamanannya terjaga dan bisa terhindar dari penggunaan orang lain yang tidak bertanggung jawab.
Belum lagi keamanan yang dilakukan dari penyedia aplikasi, meski dalam hal ini aplikasi srikandi disediakan oleh pemerintah, namun keamanan data transaksi yang ada di dalamnya haruslah mendapat perhatian lebih tinggi. Hal ini mengingat transaksi lewat srikandi yang dilakukan oleh lembaga pemerintah merupakan arsip dinamis yang sebagaian besar bersifat tertutup untuk diketahui oleh publik.
Kejahatan peretasan data dalam komunikasi virtual melalui internet sudah bukan lagi hal baru bagi kita. Kebocoran infomasi bahkan sudah terjadi sampai bidang intelijen. Terkait dengan hal ini, penggunaan aplikasi srikandi haruslah lebih waspada dan memaksimalkan sistem keamanan datanya mengingat transaksi di srikandi adalah transaksi pemerintahan.
Basis data yang tersimpan di server srikandi adalah data-data pemerintahan di seluruh wilayah NKRI. Jika server tidak aman kemungkinan besar terjadi kebocoran rahasia negara menjadi tidak terhindarkan.
inilah tantangan kita bersama. Dari sisi penggunanya keamanan akun menjadi perhatian yang tidak bisa dikesampingkan begitu saja. Akun yang kita miliki laksana sebuah pintu beserta kunci kita untuk berinteraksi dalam internet. Memberlakukan akun resmi kita sebagaimana akun yang kita miliki di media sosial tentunya akan beresiko besar ruang kerja kita akan diobok-obok orang lain.
Jika hal ini terjadi kerugian bukan hanya pada pribadi pemilik akun tersebut tapi juga negara akan terkena imbasnya.
Dari sisi infrastruktur, keamanan server penyedia Srikandi juga mutlak mendapat perhatian besar karena basis data yang ada di dalamnya bukan hanya berisi data personal namun juga berisi data penyelenggaraan pemerintahan.
Apa yang penulis sajikan ini adalah sebagai wujud mawas diri kita semua agar lebih arif menyikapi kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Memang kemajuan teknologi informasi dan komunikasi membawa beberapa kemudahan. Kecepatan akses serta efesiensi biaya adalah keuntungan yang ditawarkan.
Dibalik kemudahan dan keuntungan yang ditawarkan tersebut haruslah disikapi dengan hati-hati segala ancaman resiko yang hadir di dalamnya. Dunia vitual ini bagaikan dahan yang rapuh yang jika kita terlalu besar tergantung padanya besar kemungkinan akan mematahkannya.
Perilaku yang mudah memasrahkan milik pribadi pada setiap orang dalam kondisi riil masih bisa dimaklumi. Akan tetapi dalam dunia virtual apa yang menjadi milik pribadi kita terkadang disalahgunakan oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Untuk itu mengubah perilaku agar lebih hati-hati terhadap akun adalah kewajiban dan keharusan.
Kalau pun harus dilakukan, agar lebih hati-hati, ada sanksi hukum untuk para birokrat ini agar tidak ceroboh menjaga akunnya.
Pencurian dari basis data server adalah wujud kejahatan yang juga tidak bisa dianggap sepele. Informasi adalah senjata di era sekarang ini. Basis data yang berada server Srikandi sekali lagi adalah rahasia negara. Kita tidak ingin informasi yang ada di dalamnya dipakai oleh para peretas menjadi bahan untuk mengganggu keamanan nasional.
Era digital sudah lama berlangsung dan Srikandi diluncurkan oleh MenPANRB di tahun 2020. Ibarat manusia, Srikandi laksana balita yang baru berpartisipasi di dalamnya. Perlu mawas diri kita bersama agar Srikandi bisa terus berjalan dan memberikan banyak manfaat untuk birokrasi kita. Salam arsip.
