Apakah keberhasilan penanganan COVID-19 selama PPKM ini ada kaitannya dengan agile? Walau tidak ada informasi resmi mengenai cara kerja tim satgas COVID-19, namun apabila kita analisa apa yang selama ini dilakukan, ternyata cara kerja agile sangat jelas sekali diadopsi. Oleh karena itu di artikel ini kita akan eksplor teknik agile apa saja yang digunakan dan kenapa sangat efektif.
Sekilas mengenai Agile
Agile lahir dari dunia pengembangan perangkat lunak (software) karena dalam proyek pengembangannya banyak sekali muncul perubahan kebutuhan atau ketidakpastian (uncertainty) sehingga cara kerjanya berubah dari yang serba lengkap perencanaannya (predictive dan long-term planning) menjadi perencanaan untuk jangka pendek dan flexibel (adaptive dan short-term planning).
Dan ternyata mengubah model perencanaan tersebut sangat efektif dalam menghadapi ketidakpastian dalam pengembangan perangkat lunak yang berasal dari berubahnya kebutuhan pengguna (user), perkembangan teknologi yang sangat cepat, tren di bisnis atau pasar yang berubah-rubah (volatile), dan lain-lain.
Agile sebagai Jawaban Tingginya Ketidakpastian
Latar belakang tingginya tingkat ketidakpastian tersebut ternyata selaras dengan kondisi yang dunia hadapi sekarang, yaitu pandemi COVID-19, yang mengakibatkan manusia hidup di era yang serba tidak pasti, misalnya WFO / WFH, hasil test negatif / positif, sehat / sakit, kerja / tidak memiliki pekerjaan , aktivitas normal / jaga keluarga yang isoman, dan lain-lain. Apa yang kita lakukan rencanakan besok, bisa berubah 180 derajat karena efek pandemi yang sulit dikendalikan.
Situasi ini tentunya dihadapi oleh tim penanganan COVID-19 di dunia, terutama di Indonesia ketika menghadapi gelombang kedua di bulan Juli 2021. Dan faktanya hingga artikel ini ditulis (27 September 2021), kurva COVID-19 sudah melandai secara signifikan hingga mendapatkan perhatian dan apresiasi dari dunia internasional (https://www.cnbcindonesia.com/news/20210919102729-4-277396/waw-ri-jadi-salah-satu-yang-terbaik-tangani-covid-di-dunia).
Prestasi tersebut tentu bukanlah kebetulan, namun ini semua berasal dari kerja keras seluruh tim penanganan COVID-19 dan tentu cara kerja mereka perlu kita dalami agar bisa menjadi bahan pelajaran buat kita semua dalam menghadapi situasi yang tingkat perubahan dan ketidakpastiannya sangat tinggi.
Secara umum, cara kerja tim penanganan COVID-19 bisa kita ikuti dengan mudahnya yaitu di setiap hari Senin malam akan diumumkan mengenai kinerja penanganan selama 1 minggu kemarin dan kebijakan level PPKM selama 1 minggu ke depan.
Dari cara kerja tersebut, dapat kita petakan dengan teknik-teknik yang ada di agile, yaitu:
- Sprint
Sprint adalah salah satu teknik terpopuler ala agile yang merupakan pengaturan durasi waktu dalam bekerja (timeline) yang biasanya dalam 2 atau 4 mingguan. Jadi sudah sangat jelas bahwa tim penanganan COVID-19 memilih sprint dalam bekerjanya dengan durasi 1 minggu (7 hari) meski durasinya tidak umum.
- Sprint Planning
Tim yang bekerja secara agile selalu membuat perencanaan di awal sprint atau disebut juga dengan sprint planning. Yang direncanakan adalah apa yang mau suatu tim kerjakan atau selesaikan dalam 1 sprint. Perencanaan ini bersifat jangka pendek (short-term planning), bukan jangka panjang, karena berlaku hanya untuk 1 sprint.
Cara melakukan sprint planning pun tidak sulit, pada dasarnya cukup menjawab pertanyaan: apa yang bisa diselesaikan dalam 1 sprint?
Teknik perencanaan ini mengadopsi konsep dari Toyota Way yaitu Just-in-Time Planning yang memiliki beberapa kelebihan dibanding yang bersifat jangka panjang, yaitu:
- Dengan melakukan perencanaan jangka pendek, suatu tim tidak membutuhkan waktu yang lama karena yang direncanakan tidak banyak, sehingga tim punya waktu lebih banyak untuk mengeksekusi rencana. Karena apa arti rencana apabila tidak ada waktu untuk mengeksekusinya?
- Meningkatkan fokus dalam bekerjanya, karena yang direncanakan adalah yang akan dieksekusi dalam waktu dekat, sehingga feasibilitydalam mengerjakannya lebih tinggi.
- Cocok untuk pekerjaan yang tingkat perubahannya tinggi, karena perubahan yang terjadi di lapangan dapat segera diakomodirhal ini disebabkan oleh sifat rencananya yang hanya jangka pendek. Berbeda dengan rencana jangka panjang yang cenderung rigid atau kaku.
- Daily Sprint
Selama sprint berlangsung, suatu tim yang bekerja secara agile akan melakukan sinkronisasi pekerjaan antar tim secara harian dan dikenal dengan Daily Sprint atau Daily Scrum. Melakukannya juga tidak sulit, yaitu dengan menjawab pertanyaan: Apa yang dilakukan kemarin? Apa yang akan dilakukan hari ini? Dan apa kendala yang mungkin dihadapi hari ini?
Pertanyaan terakhir akan mendorong tim terbuka dalam menceritakan kendala yang dihadapi sehingga seluruh tim bisa saling bantu dan memberi masukan dalam menghadapi kendala tersebut.
- Sprint Review dan Retrospective
Di akhir sprint, maka suatu tim yang bekerja secara agile akan melakukan sprint review dan retrospective.
Sprint review bertujuan mengevaluasi pencapaian yang dilakukan selama sprint, caranya juga simpel yaitu dengan menjawab pertanyaan: apakah yang telah direncanakan dari sprint planning tercapai semuanya?
Karena dilakukannya di akhir sprint, maka hal-hal yang ternyata mengalami kendala untuk dieksekusi dapat segera terdeteksi secara cepat sehingga suatu tim dapat segera mencari jalan alternatif untuk menyelesaikannya atau mendiskusikannya apakah aktivitas-aktivitas yang dijalankan dalam sprint tersebut sesuai rencana atau tidak.
Sprint retrospective dilakukan untuk mencari cara kerja yang lebih baik lagi melalui efisiensi dengan cara melakukan perubahan yang kecil namun memiliki dampak besar dalam hal kecepatan. Konsep ini pun berasal dari Toyota Way dan dikenal dengan istilah Kaizen (improvement). Salah satu cara dalam melakukan retrospective adalah menjawab 2 pertanyaan: apa yang sudah berjalan dengan baik? Apa yang perlu diperbaiki ke depannya?
Apabila kedua hal di atas sudah dilakukan maka sprint berikutnya bisa dimulai dengan melakukan sprint planning dan diakhiri dengan sprint review dan retrospective. Siklus ini berjalan terus dan dikenal dengan istilah iteration.
Putting All Together
Kesemua teknik agile di atas digunakan oleh tim penanganan COVID-19 dalam bekerjanya, dan apabila diilustrasikan akan terlihat seperti gambar di bawah ini.
Penggunaan teknik ini masuk akal sekali untuk digunakan, alasannya sederhana saja, karena kebanyakan dari kita tidak pernah mengalami pandemi seperti sekarang ini, sehingga rencana untuk menghadapinya harus dibuat secara jangka pendek agar lebih flexible akibat tingginya tingkat perubahan yang bisa terjadi dan rencana tersebut haruslah terfokus agar mudah dieksekusi.
Hal yang menarik adalah apabila tim penanganan COVID-19 berhasil menjalankan cara kerja agile sehingga pencapaiannya mendapatkan pengakuan di level internasional, pertanyaan buat kita semua adalah mengapa masih banyak perusahaan bekerjanya seolah-olah dunia bisnis masih seperti sediakala dengan cara terus mempertahankan budaya perencanaan jangka panjang? Jawabannya tentu, karena cara berpikirnya yang masih belum agile.
